Accès aux documents et protection des renseignements personnels

Les personnes ci-dessous ont été nommées en tant que responsables de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels :

Pour obtenir une copie d’un document détenu la Ville, une demande doit être formulée au responsable de l’accès aux documents. Le demandeur doit :

• S’identifier et donner ses coordonnées; et
• Identifier précisément le document demandé (titre, auteur, sujet, date ou période visée, service concerné, etc.).

À cet effet, nous vous invitons à compléter le formulaire de demande d’accès et à nous le transmettre par un des moyens suivants :

En personne

En se présentant au bureau du Service des affaires juridiques et du greffe à l’hôtel de ville situé au 2870, boulevard du Curé-Labelle.

Par la poste ou par courriel

En l’acheminant au responsable de l’accès par la poste ou par courriel aux coordonnées suivantes :

Responsable de l’accès à l’information
Ville de Prévost
2870, boulevard du Curé-Labelle
Prévost QC J0R 1T0
Courriel : greffe@ville.prevost.qc.ca

Suivant la réception de votre demande, nous verrons, dans les meilleurs délais, à vous transmettre un accusé de réception avec diverses informations, notamment le délai de traitement.

La Loi prévoit que le responsable de l’accès a un délai de 20 jours suivant la réception de la demande d’accès pour l’étudier et y répondre. En cas d’impossibilité de répondre dans les délais prévus, un délai supplémentaire de dix (10) jours est accordé au responsable de l’accès. Si tel est le cas, vous serez avisé par écrit de cette prolongation de délai.

Si votre demande d’accès a été refusée en tout ou en partie ou que vous n’avez pas reçu une réponse dans les délais prescrits, vous avez 30 jours pour demander une révision à la Commission d’accès à l’information .

La consultation de documents sur place est gratuite. Cette consultation se fait au bureau du Service des affaires juridiques et du greffe de la Ville pendant les heures d’ouverture.

Cependant, des frais peuvent être exigés pour toute copie d’un document en vertu du Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements personnels et en vertu du Règlement de tarification de la Ville.

Ces frais s’appliquent quel que soit le mode de transmission des documents et doivent être acquittés au moment de prendre possession des documents. Dans certains cas, ils peuvent être exigés avant de procéder à la transcription et à la reproduction de documents.

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ RELATIVE AUX
RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLIS PAR UN
MOYEN TECHNOLOGIQUE

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

La présente politique de confidentialité décrit les pratiques de la Ville en matière de protection des renseignements personnels lors d’une collecte de renseignements personnels par un moyen technologique. Elle explique aussi comment vous pouvez demander accès à ces renseignements ou les faire rectifier, lorsque cela est nécessaire.

Cadre réglementaire
La présente politique de confidentialité s’inscrit dans un contexte régi par la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1).

Renseignements personnels et vie privée
Les renseignements qui concernent une personne et permettent de l’identifier ou d’entrer en contact avec elle, sont des renseignements personnels.

Collecte des renseignements personnels
À l'exception des informations pouvant être collectées par les fichiers témoins, la Ville ne collecte pas de renseignements personnels à moins que ceux-ci ne soient volontairement fournis en communiquant avec la Ville.

Par exemple, des renseignements personnels peuvent être collectés lors :
—d’une requête auprès du service aux citoyens ou d’un autre service;
— d’une demande de permis;
— de l’inscription à un cours, une activité ou un événement;
— de la participation à une consultation citoyenne ou un sondage;
— de l’inscription à la plateforme d’alertes citoyennes;
— d’une réclamation;
— d’une demande d’accès à un document;
— d’une demande de subvention;
— d’une demande de remboursement.

Lorsque vous naviguez sur notre site Web, ou communiquez avec nous, nous recueillons certains renseignements qui vous concernent et qui nous permettent de vous identifier, et ce, afin de mieux vous servir, répondre à vos questions, traiter vos demandes et administrer notre site Web.

Fichiers témoins (cookies)
Des témoins de connexion (cookies) sont utilisés afin de faciliter la navigation sur le site Internet de la Ville en enregistrant des informations sur l'utilisateur et sur les opérations qu’il effectue sur le site. L’utilisateur peut bloquer les fichiers témoins, toutefois, certaines fonctionnalités du site pourraient ne pas fonctionner.

Consentement à l’utilisation des renseignements personnels
Lorsque vous nous fournissez des renseignements personnels via notre site Web après avoir pris connaissance de la présente politique, vous consentez à ce que nous les utilisions et communiquions de la manière décrite.

Vous avez le droit de retirer votre consentement en tout temps, mais cela peut nous empêcher de continuer à vous servir.

Hyperliens
Le site Internet de la Ville contient des liens vers d’autres sites web gérés par des tiers sur lesquels la Ville n’exerce aucun contrôle. Toute information personnelle que vous pourriez communiquer sur ces autres sites sera nécessairement soumise à la politique de confidentialité de ces tiers.

Confidentialité et sécurité des renseignements
La Ville limite l’utilisation des renseignements personnels aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et en restreint l’accès au personnel strictement habilité des services de la Ville.

Les renseignements personnels sont traités de manière confidentielle, conformément à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1).

Nous avons des mesures de protection pour protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels que nous détenons, notamment pour prévenir les accès non autorisés.

En cas d’incident impliquant des renseignements personnels, nous avons un processus de traitement d’un incident de confidentialité. Il prévoit que nous aviserons les autorités et les personnes concernées lorsqu’un tel incident présente un risque de préjudice sérieux et que nous mettrons en place des mesures pour limiter les conséquences négatives.

Droits d’accès et de rectification des renseignements recueillis
Vous pouvez soumettre une demande d’accès pour connaître les renseignements personnels vous concernant détenus par la Ville.

Vous pouvez également demander à faire rectifier ces renseignements personnels.

Consultez la page Accès aux documents et
protection des renseignements personnels

Questions concernant la politique de confidentialité
Pour toute question relative à la présente politique de confidentialité, veuillez communiquer avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :

Ville de Prévost
2870, boulevard du Curé-Labelle
Prévost QC J0R 1T0
Courriel : greffe@ville.prevost.qc.ca

Plainte concernant la protection des renseignements personnels
Vous avez le droit de formuler une plainte concernant la protection des renseignements personnels. Pour ce faire, veuillez communiquer avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :

Ville de Prévost
2870, boulevard du Curé-Labelle
Prévost QC J0R 1T0
Courriel : greffe@ville.prevost.qc.ca

Date de la dernière mise à jour : Aucune

En vertu de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, un organisme public peut communiquer des renseignements personnels, sans consentement requis, à une personne ou à un organisme qui souhaite les utiliser à des fins d’étude, de recherche ou de production de statistiques.

À cet effet, nous vous invitons à compléter le formulaire de demande de communication de renseignements personnels.

La Ville a un pouvoir discrétionnaire sur ce type de demande. Elle peut choisir de ne pas communiquer les renseignements personnels demandés, sans même réaliser d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée. Il est également possible de ne pas communiquer les renseignements personnels demandés, et ce, même si l’évaluation des facteurs est favorable.

La Politique encadrant la gouvernance à l’égard des renseignements personnels établit les principes directeurs qui guident les pratiques de la Ville dans sa gestion des renseignements personnels, telles que leur collecte, leur utilisation, leur communication, leur conservation et leur destruction. Ces règles de gouvernance prévoient notamment les rôles et les responsabilités des membres du personnel tout au long du cycle de vie de ces renseignements ainsi qu’un processus de traitement des plaintes relatives à la protection de ceux-ci et inclure une description des activités de formation et de sensibilisation que la Ville offre à son personnel en matière de protection des renseignements personnels.

Cette politique a été approuvée par le Comité sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels et par le Conseil municipal en septembre 2023.